面談・会議記録マニュアル（玉垣さん向け）

会議や面談を文字起こししておくだけで、決まったフォルダに自動で振り分けます。名前が分からないものだけ、あとで聞かれます。整理は会社アカウントのGeminiで行います。

毎回の作業約2分最初の設定約15分（1回だけ）パソコンで行う会社のGoogleアカウントだけ使う

1 赤丸の番号は画像の中の番号です。赤枠は押すところです。

全体の流れ

玉垣さんMeetで文字起こしをオンにして、会議・面談をする
自動（1時間おき）文字起こしを見つけて、種類・日付・人を判定し、フォルダに置く
玉垣さん（必要なときだけ）名前が分からないものは、メールが届くので名前を入れる
玉垣さんGemに文字起こしを渡して整理し、結果を確認して保存する

文字起こしの原文は動かしません。フォルダに置かれるのは、原文へのショートカット（リンク）です。

先に確認

整理には、会社のGoogleアカウントのGemini（gemini.google.com）を使います。
個人のChatGPTは、面談・会議の整理に使いません。理由は2つです。権限の管理をDriveだけにできること、個人面談の内容が会社の外に出ないことです。
最初の設定（下の「B 最初の1回だけ」）が済んでいれば、毎回やるのは「A」だけです。

A　毎回やること

1会議名を決めて、文字起こしをオンにする

自動の判定は、会議名を見ます。次のように付けると、迷わず振り分けられます。

種類	会議名に入れる言葉	例
1on1・面談	「1on1」または「面談」、それと相手の名字	山田さん 1on1
会議	「会議」「定例」「MTG」のどれか	通信運営会議

名前が会議名に無いと、あとで名前を聞かれます（それでも大丈夫です）。種類の言葉が無いときも聞かれます。

※Google Meetで文字起こしをオンにする画面は、実際の画面を確認できていません。ボタンの場所が分からないときは、LINEで聞いてください。終わると、文字起こしがDriveに自動で保存されます。

2待つ（自動で振り分けられる）

1時間おきに、新しい文字起こしが見つかり、次の場所にショートカットが置かれます。この間、やることはありません。

Driveの面談・会議記録フォルダの中に、1on1、運営会議、整理済みの3つのフォルダがある画面 — 「面談・会議記録」の中身。1on1の中に、人ごとのフォルダが自動でできます。

種類	置かれる場所
通信の運営会議	運営会議
初回の1on1	1on1 → 人のフォルダ → 初回（その人の最初の1件）
定期の1on1	1on1 → 人のフォルダ → 定期（2件目から）

人のフォルダの名前は、フルネームです。全人員管理DBに人員IDがある人は、山田太郎_人員ID のように、IDが付きます。ショートカットの名前は 20261029_初回1on1_会議名の形です（日付・種類・会議名）。

3名前を聞かれたら、答える

自動で決められなかったものがあると、【面談・会議記録】名前を教えてくださいというメールが届きます。

メールの「入力画面」のリンクを開く。
1 氏名の欄に、フルネームを入れる（人員IDは自動で付きます）。会議の場合は、右の選択を「会議」にして、氏名は空にする。
2 この名前で振り分けるを押す。
「済み：1on1/…/初回」のように出れば完了です。

名前を教えてください、という画面。氏名の入力欄とこの名前で振り分けるボタンが赤枠で囲まれている — 入力画面。会議名の部分は、個人名が見えないようにぼかしています。

4Gemで整理する

gemini.google.com を開く（会社のアカウントでログインしていること）。
左の「Gem」から面談・会議の記録整理を開く。
入力欄に @ と打つ。出てきた一覧から 1 Google ドライブを選ぶ。
文字起こしのドキュメント名を入れて、選んで、送信する。

Geminiの入力欄で@を打つと出る一覧。Google ドライブの行が赤枠で囲まれている — 入力欄に @ を打つと出る一覧。「Google ドキュメント」ではなく「Google ドライブ」を選ぶ。

Gemが最初に「判定：会議／初回1on1／定期1on1」と根拠を1行で書きます。違っていたら、そう伝えてやり直します。

5結果を確認して保存する

Gemの答えを、次の3点で確認します。

担当・期限が、会議で言った内容と合っているか（推測で入っていないか）
「検討する」が決定事項に入っていないか
人名の漢字が名簿のとおりか

確認できたら、Googleドキュメントに貼って保存します。保存先は、会議なら整理済み、1on1なら本人のフォルダ（初回または定期）です。確定したToDoだけ、Notionに登録します。

やってはいけないこと

1on1の記録を「整理済み」に入れない。「整理済み」は会議用です。1on1は必ず本人のフォルダに入れます。
人のフォルダを、本人と玉垣さんと實﨑さん以外に共有しない。1on1には本人の事情が入ります。
個人のChatGPTに、文字起こしを貼らない。
全人員管理DBを、自分で他の人に共有しない（口座番号などが入っています）。

B　最初の1回だけ（約15分）

これは、玉垣さんのアカウントで自動の振り分けを動かすための設定です。文字起こしは、会議を開いた人のDriveにできます。だから、玉垣さんが開く会議の分は、玉垣さんのアカウントで動かす必要があります。

途中で出る「許可」の画面は、玉垣さんの操作が必要です。実際の許可の画面は確認できていません。分からなくなったら、画面のスクリーンショットをLINEで送ってください。

1フォルダが開けるか確認する

Driveで、共有された面談・会議記録が開けることを確認します。開けなければ、實﨑さんにLINEで連絡してください。

https://drive.google.com/drive/folders/1ehaAmTUqG6ls8UrgmvxBQfLRmU6bSzEF

2プログラムを自分のアカウントにコピーする

共有された Apps Script 面談・会議の自動振り分けを開き、左の概要（ⓘのマーク）を押します。右上の 1 コピーを作成（紙が2枚のマーク）を押します。

Apps Scriptの概要ページ。右上のコピーを作成のアイコンが赤枠で囲まれている — 「コピーを作成」は、右上の紙が2枚のマーク。ファイルのメニューではありません。

コピーできたら、以降はコピーした方で作業します。共有されたもとのプログラムでは、続きをしません。

※コピーを押したあとの画面は、確認できていません。

3試しに実行して、許可する

左のエディタ（< > のマーク）を押す。
1 上の関数の欄（runSort と出ているところ）を押して、previewSort を選ぶ。
2 実行を押す。
「承認が必要です」と出たら、権限を確認を押して、会社のアカウントを選び、許可する。「このアプリは Google で確認されていません」と出たら、詳細 →（アプリ名）に移動を押す。自分たちで作ったプログラムなので出る表示です。
画面の下の「実行ログ」に、文字起こしの名前と判定が1行ずつ出る。

Apps Scriptのエディタ。関数の一覧からpreviewSortが赤枠で囲まれ、実行ボタンも赤枠で囲まれている — 「previewSort」は、書き込まずに判定だけ見る関数です。まず、これを実行します。「runSort」や「setup」は、ここでは押さない。

ログに "type":"1on1" や "type":"会議" と出れば成功です。"person":null は、名前が分からないという意味で、あとで聞かれます。

4名前を聞く画面を公開する

右上の青い 1 デプロイを押して、新しいデプロイを選ぶ。
「新しいデプロイ」の画面で、次の2つになっていることを確認する。
- 次のユーザーとして実行：自分
- アクセスできるユーザー：自分のみ
1 デプロイを押す。
出てきた「ウェブアプリ」のURLをコピーする。

デプロイのメニュー。新しいデプロイが赤枠で囲まれている — 上の青い「デプロイ」ボタンを押すと出るメニュー。

新しいデプロイの画面。種類はウェブアプリ、アクセスできるユーザーは自分のみ。デプロイのボタンが赤枠で囲まれている — 自分のメールアドレスの部分は、ぼかしています。「アクセスできるユーザー」を「全員」にしない。

5URLをプログラムに登録する

左の歯車（プロジェクトの設定）を押す。
画面の一番下のスクリプトプロパティで、スクリプトプロパティを追加を押す。
1 左の欄に WEBAPP_URL、右の欄に、さっきコピーしたURLを入れる。
スクリプトプロパティを保存を押す。

プロジェクトの設定のスクリプトプロパティ。WEBAPP_URLの行が赤枠で囲まれている — ほかの行はぼかしています。最初は、この1行だけを追加します。

6自動で動くようにする

左のエディタに戻る。
1 関数の欄を setup にする。
2 実行を押す。
実行ログにトリガー：作成と出れば完了です。

Apps Scriptのエディタ。関数の一覧からsetupが赤枠で囲まれ、実行ボタンも赤枠で囲まれている — 「setup」は、1時間おきの自動実行を作る関数です。1回だけ押す。もう一度押しても、増えません。

これで、設定は終わりです。以降は、上の「A 毎回やること」だけです。

Gemが使えないとき（指示文を貼る方法）

共有されたGem（面談・会議の記録整理）が見つからないときだけ、通常のGeminiのチャットに、次の指示文と文字起こしを貼って使います。

【種類：会議／初回1on1／定期1on1（どれか1つに書き換える）】
あなたは通信事業部の運営を補助するアシスタントです。
指定した会議・1on1の文字起こしを読み、次の型で日本語のメモにまとめてください。
・会議 → 「決定事項」「ToDo（期限・担当・完了の定義）」「議題ごとの内容」「保留」
・初回1on1 → 「本人について（強み・やりがい・苦手・今後やりたいこと・働き方の希望）」「会社から見た期待」「マネジメントで気をつけること」「不安・要望」「宿題」
・定期1on1 → 「前回の取り組みの確認」「課題」「目標」「取り組むこと」「会社から見た留意点」「定性メモ」
守ること：
1. 文字起こしに無いことは書かない。担当・期限・人名が不明なときは「（要確認）」と書く。
2. 「検討する」「〜かもしれない」は決定事項に入れない。
3. 聞き取りが不明瞭な箇所は最後にまとめる。
4. 最後に、私が確認すべき点を3つまで書く。

初回と定期の違い

	初回	定期
いつ	人ごとに1回（最初）	人ごとに決めた頻度
目的	その人を知り、関わり方の前提を作る	課題と目標を追い、実行まで確認する
残すもの	強み・やりがい・苦手・働き方の希望・会社の期待・不安	前回の取り組みの結果・課題・目標・取り組むこと・会社から見た留意点・定性メモ

うまくいかないとき

実行ログが空（何も出ない）

探す範囲は、直近14日の、自分のアカウントで作られた文字起こしです。会議を開いたのが別の人だと、見つかりません。文字起こしがまだ作られていない可能性もあります（Meet終了から少し時間がかかります）。

名前を聞くメールが何度も来る

会議名に、相手の名字と、「1on1」または「面談」が入っていないと、毎回聞かれます。次回から、会議名の付け方（A-1）を試してください。

種類や場所が違うフォルダに入った

ショートカットを、正しいフォルダにドラッグし直して、もとのフォルダのショートカットは消してかまいません（原文は消えません）。實﨑さんにLINEで教えてください。判定を直します。

ショートカットを開けない（「アクセス権が必要」と出る）

原文の文字起こしは、会議を開いた人のDriveにあります。開けない人は、原文の共有設定が足りません。会議を開いた人に頼んでください。

フォルダ名に人員IDが付かない

玉垣さんのアカウントでは、全人員管理DBを開けない設定のためです。IDなしの氏名だけのフォルダで動くので、そのままで問題ありません。IDが要るときは、實﨑さんに相談してください。

「承認が必要です」で先に進めない

会社のアカウントでログインしているか確認してください。それでも進めないときは、画面のスクリーンショットをLINEで送ってください。

Gemで @ を打っても「Google ドライブ」が出ない

文字起こしのドキュメントを開いて全文をコピーし、Gemの入力欄に貼って送ってください。結果はLINEで教えてください。

「（要確認）」がたくさん出る

文字起こしの精度が低いか、担当・期限が会議で出ていません。元の文字起こしを見て、本人に確認してから決めてください。推測で埋めないでください。

困ったら、画面のスクリーンショットをLINEで送ってください。